Секретарское дело и делопроизводство

course-overview

На сегодняшний день профессия «секретаря» одна из самых востребованных и применима в любой сфере деятельности. В программе курса – наиболее актуальные для последующей работы по этой специальности темы. Занятия проводит ведущий преподаватель-практик в данной области, умеющий оптимально сочетать теоретические разработки и анализ практических решений с обучением, применению полученных знаний и возможностью обмена опытом между слушателями.
1. Введение. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Документирование. Организация работы с документами.

2. Секретарь в структуре управления. Требования, предъявляемые к секретарю. Должностные обязанности.

3. Документ.
  • Значение документов в управлении.
  • Понятие документа. Функции документа.
  • Классификация документов. Виды.
  • Электронный документооборот. Преимущества и недостатки.

4. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
  • Необходимость единых правил оформления документов.
  • Состав реквизитов документов.
  • Правила оформления реквизитов.
  • Юридическое значение документа.
  • Особенности языка служебных документов.
  • Бланки документов.

5. Организационно-распорядительные документы.
  • Организационные документы (уставы, положения, инструкции).
  • Распорядительные (приказы, распоряжения, решения).
  • Информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, докладные служебные записки, протоколы и др.).
  • Документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договора, трудовые книжки, личные карточки и т.д.)
  • Коммерческие документы (контракты и т.д.)
  • Документы по обращениям граждан (предложения, заявления и т.д.)
  • Формуляр-образец.

6. Основные принципы работы с документами.
  • Организация работы с документами.
  • Документооборот.
  • Основные группы документов (входящие, исходящие, внутренние).

7. Работа с входящими документами.
  • Этапы обработки (первичная, предварительное рассмотрение, регистрация и т.д.). Порядок работы.

8. Работа с исходящими документами.
  • Этапы обработки. Порядок работы.

9. Работа с внутренними документами.
  • Этапы и порядок работы с внутренними документами.

10. Регистрация документов. Виды регистрации документов.

11. Контроль исполнения документов (содержание контроля, сроки исполнения документов и т.д.)

12. Номенклатура дел. Виды номенклатуры дел. Содержание. Порядок составления.

13. Формирование и оформление дел.

14. Оперативные хранение дел (понятие оперативного хранения дел, проверка наличия документов, порядок выдачи дел). Электронные документы и их хранение.

15. Экспертиза ценности документов.
  • Определение сроков хранения.
  • Порядок выдачи дел.

16. Подготовка дел и передача в архив.
  • Формы описи и акты.
  • Передача дел в архив.

17. Работы с конфиденциальными документами. Организация делопроизводства.

18. Этика и психология делового общения (объем дисциплины — 8 акад. часов).
  • Имидж секретаря. Деловая женщина-профессионал. Рабочее место секретаря.
  • Актуализация социальной потребности в повышении культуры делового поведения работников сферы управления. Нормы и правила деловой этики. Деловой этикет. Повседневный, праздничный этикет.
  • Этикет в служебных отношениях. Корпоративная культура, фирменный стиль организации. Служебная вертикаль (отношения в системе «руководитель-подчиненный»). Служебная горизонталь (отношения в системе «коллега-коллега»). Служебная субординация. Нормы и правила отношений сотрудников с представителями сторонних организаций, партнерами, клиентами, посетителями.
  • Взаимоотношения с руководителем. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Эмоционально-нейтральный, деловой характер отношений. Конфиденциальность. Умение вести себя в сложных ситуациях.
  • Взаимоотношения в коллективе. Женский фактор на работе. «Трудные люди». Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе.
  • Технология и этикет деловых ситуаций. Телефонный разговор в офисе. Исходящие и входящие звонки. Фазы телефонного разговора. Ваш «говорящий имидж». Использование в работе новых технических устройств (автоответчик, факс, ксерокс). Организация приема посетителей. Планирование и подготовка приема посетителей. Имидж приемной руководителя. Подача чая, кофе, напитков в офисе. Деловые приемы. Участие секретаря в подготовке переговоров. Обслуживание визита вежливости. Работа в приемной. Выбор подарков деловым партнерам.

Зачет (собеседование)